OneDrive for Business è uno spazio cloud che Microsoft ha messo a disposizione per le imprese e le attività, un servizio molto utile ed efficiente che offre numerosi vantaggi per gli utenti. In questa pratica guida è possibile scoprire tutte le funzionalità e le caratteristiche di questo strumento, ed alcuni consigli su come utilizzarlo al meglio!

Alla maggioranza delle persone, OneDrive è noto nella sua versione “personal”, cioè adatta all’uso dell’utente privato. Già in queste vesti, si dimostra un servizio particolarmente utile per la possibilità di usare uno storage di 5 GB di file, che si traduce in circa 4 mila foto oppure centinaia di file di diversa natura. Tuttavia, se si parla del servizio per le aziende, le cose diventano un po’ più complesse: OneDrive for Business, infatti, è un vero salvavita in quanto possiede capacità di integrazione ad altre risorse.

OneDrive for Business: tutte le caratteristiche essenziali

Questo servizio offre a tutti gli utenti uno spazio di archiviazione che però risulta inserito in uno spazio più grande, cioè quello aziendale, che consente la condivisione ed il lavoro collaborativo sui file da parte di tutti i dipendenti con l’accesso. Questa caratteristica si dimostra di per se’ un’arma vincente, pratica ed efficace, che consente al proprio team di lavorare simultaneamente sullo stesso file.

Inoltre, il cloud offerto da OneDrive for Business gode di mobilità, sicurezza e scalabilità. Infatti, questa soluzione permette di accedere ai file a prescindere dal luogo in cui l’utente si trova e dal dispositivo che sta utilizzando, ma questo è solo il vantaggio più evidente, che si aggiunge alla lunga lista di benefici che questo servizio offre. Anche la scalabilità è, infatti, una caratteristica essenziale per il lavoro di oggi: qualora variasse il numero di utenti di un’organizzazione oppure nel caso in cui servisse maggiore (ma anche minore) spazio di archiviazione, le soluzioni Cloud storage offerte da OneDrive si adeguano alle necessità di un’impresa in poche semplici mosse.

 

Un altro pilastro fondamentale è sicuramente la sicurezza: la crittografia end-to-end dei file e la possibilità di creare backup in tempo reale sono caratteristiche che permettono di aumentare la resilienza dell’azienda ad alcune cyber minacce.

SharePoint per la gestione di Intranet

L’archiviazione dei file può essere effettuata direttamente sui server OneDrive oppure può essere mediata da middleware come, per esempio, un server SharePoint. Quest’ultimo strumento consente alle organizzazioni di gestire una rete intranet, accessibile solo alle persone autorizzate all’interno o all’esterno dell’impresa. SharePoint consente di creare pagine per ogni gruppo di lavoro, progetto, unità o divisione aziendale, permettendo la condivisione di file, di dati e di risorse. Questa soluzione è solitamente utilizzata dalle attività che hanno in possesso ed utilizzano una rete Microsoft.

Inoltre, è possibile integrare gli strumenti di Office e il Cloud di Microsoft. OneDrive, infatti, consente anche di abbonarsi all’uso di Office, e permette agli utenti di creare file di testo o cartelle di lavoro, poiché il funzionamento è uguale a quello delle versioni di Office tradizionali. In questo modo, all’utente non sembra di generare o di lavorare su file direttamente sul Cloud, eppure può trarre un gran numero di benefici, tra cui la possibilità di ripristinare versioni precedenti di un file laddove dovesse rendersi necessario.

Come amministrare OneDrive for Business

L’amministrazione può avvenire in diversi modi. Anche Active Directory svolge un ruolo centrale: questa tecnologia, tipica degli ambienti Microsoft, è usata per gestire utenti, computer e altri dispositivi, come una piattaforma centralizzata per l’amministrazione e la sicurezza che può essere integrata con OneDrive for Business per configurare e gestire l’accesso ai dati e alle applicazioni in un ambiente aziendale.

Gli amministratori di sistemi Microsoft sono in grado di gestire policy di gruppo e di fare fine tuning dell’infrastruttura OneDrive, ad esempio impedendo che i file creati online siano copiati sul computer degli utenti oppure limitare l’accesso ai file a seconda del ruolo svolto da ogni singolo dipendente (un esempio concreto: chi lavora nell’ufficio amministrazione non può accedere ai file dell’ufficio commerciale e viceversa).

La sicurezza e compliance

Per quanto riguarda compliance e security, questi due elementi vengono garantiti in modi diversi e sono centrali per Microsoft. I dati sono crittografati sia quando sono in transito, sia quando sono a riposo (cioè quando sono archiviati sui server). Inoltre, l’infrastruttura di server è dislocata in diversi paesi UE, nel pieno rispetto delle norme imposte dal GDPR, e Microsoft esegue la scansione dei dati depositati sui server anche per trovare ipotetiche irregolarità ed eventuali minacce.

Tuttavia, gli errori umani sono sempre possibili, e per questo motivo si possono utilizzare diversi strumenti di protezione per essere più tranquilli a livello di sicurezza. Ad esempio, alcune di queste soluzioni sono:

 

  • Autenticazione a due fattori: questo sistema utilizza due o più metodi di autenticazione, ma in modo individuale. Un’autenticazione a due fattori viene detta “autenticazione forte” mentre l’uso di un solo fattore, come una password, viene considerato debole.
  • Account recovery: è possibile recuperare il proprio account attraverso diverse metodologie, come ad esempio modificare le domande di sicurezza, cambiare la password ogni 30 giorni, non utilizzare le stesse password su più sistemi oppure implementare un broker di sicurezza degli accessi al cloud o una protezione per l’acquisizione di account.
  • Notifiche per tentativi di accesso sospetti: ogni volta avvengano tentativi di accesso che risultano sospetti, il sistema segnala il fatto all’amministrazione, per prendere provvedimenti.
  • Backup automatici: i dati vengono salvati in modo costante ed automatico per evitare che vengano persi durante i processi.
  • Sincronizzazione dei file tra dispositivi riconosciuti: tutti i dispositivi autorizzati hanno accesso ai file, che vengono aggiornati in tempo reale.

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