La posta elettronica può essere una nota dolente per molti: tra mail inviate e ricevute, bozze e cartelle che vengono usate per filtrare le conversazioni, spesso non si capisce più niente, e questo può chiaramente essere un ostacolo per lavorare più serenamente. In questi casi, mettere un po’ di ordine e fare pulizia è certamente la scelta più ovvia.
Ma come fare? In questo articolo di approfondimento potrai scoprire come archiviare al meglio la posta elettronica, utilizzando particolari software oppure sfruttando le funzionalità dei servizi che già possiedi, in modo tale da poter iniziare la tua giornata di lavoro con il piede giusto!
Archiviare le mail per lavorare meglio
Una scrivania ordinata è il primo passo per un ordine mentale tale da poter lavorare meglio, e lo stesso si può dire per la propria casella di posta elettronica: ecco i principali metodi per fare un po’ di “pulizia” nella tua mail.
Gmail: alcuni consigli per archiviare le tue mail
Questo servizio di posta elettronica messo a disposizione da Google è sicuramente uno dei più usati, nonché uno dei più popolari, di Internet. In questo caso, archiviare le mail è un gioco da ragazzi, ed è possibile svolgere questa operazione su computer, smartphone e tablet: è necessario andare nella sezione “Posta in arrivo” presente nella schermata principale di Gmail, e successivamente, dopo aver selezionato le mail da archiviare, cliccare sul pulsante “Archivia”.
In questo modo, le mail verranno conservate ma non saranno più presenti nella sezione della posta in entrata, lasciando maggior ordine nella scheda. Qualora fosse necessario ripristinare i messaggi archiviati, bisogna andare nella sezione “Tutti i messaggi” e, dopo aver selezionato quelli di interesse, spostarli di nuovo nella posta in arrivo.
Come archiviare i messaggi di posta elettronica con Outlook
Anche in questo caso, è possibile archiviare le proprie mail sia da pc che da smartphone o tablet, andando ad ordinare maggiormente la propria casella di posta. Il processo da attuare è simile a quello di Gmail: infatti, è necessario selezionare i messaggi che si desidera archiviare e poi fare clic sul pulsante “Archivia”. Anche con Outlook, è possibile agire anche inversamente e spostare messaggi archiviati nella sezione “Posta in arrivo”.
Outlook è molto utilizzato negli ambienti di lavoro, e per questo motivo è utile sapere come utilizzarlo al meglio e scoprire tutte le sue funzionalità. Liberando la propria casella di posta elettronica da messaggi che non sono più utili permette di ottimizzare gli spazi e di ottenere un ambiente più ordinato in cui è più facile destreggiarsi.
I migliori software per archiviare le mail
Utilizzando dei software per archiviare le mail si comprimono e si raccolgono i messaggi più vecchi: in questo modo, le aziende possono tenere un registro completo di tutte le transazioni mail senza però la necessità di andare ad usare una quantità di spazio significativa. I dipartimenti IT usano soluzioni di archiviazione mail con lo scopo di preservare la cronologia, consentendo ai diversi team di prendere decisioni aziendali.
Tutti gli strumenti di archiviazione della posta elettronica funzionano bene con una vasta gamma di piattaforme di comunicazione come metodo per preservare le diverse interazioni. Inoltre, in questo modo puoi proteggere le mail archiviate con la crittografia e altre misure di sicurezza, e sfruttare la ricerca per parole chiave per ordinare i messaggi di posta elettronica. Scopri insieme a noi i metodi migliori per avere un’organizzazione perfetta delle tue mail.
Il programma gratuito MailStore Home
Come anticipato precedentemente, a volte è utile fare affidamento su programmi esterni che sono specializzati nell’archiviazione delle mail. Uno di questi è, senza dubbio, MailStore Home. Una volta scaricato ed installato il programma, è necessario impostare lo spazio di archiviazione indicando il percorso da svolgere all’interno del computer o su un supporto esterno. Una volta che lo spazio di archiviazione è stato configurato, bisogna andare nelle impostazioni avanzate e selezionare la casella di posta desiderata. Autorizzando l’accesso nell’account, a questo punto potrete archiviare le mail più vecchie, fino al giorno prima.
Una volta completato il backup, sarete liberi di cancellare tutte le mail, poiché sono state salvate nel programma. Se eseguirete un’altra volta il backup con MailStore Home sulla stessa casella di posta, le mail non presenti nell’ultimo backup si aggiungeranno, andando ad incrementare la quantità presente all’interno dell’archivio. Un modo molto semplice ed efficace per liberarsi delle proprie mail vecchie senza eliminarle!
ContentCatcher e l’uso del cloud
Questa soluzione di sicurezza mail è basata sull’uso del cloud per utenti aziendali. ContentCatcher permette di proteggere le aziende e le organizzazioni di tutte le dimensioni dalle minacce informatiche, ed è compatibile con Microsoft Office365, Outlook e G Suite. Questo servizio è molto efficiente, poiché offre un archivio mail fino a 10 anni con spazio di archiviazione illimitato, journaling in tempo reale, ricerca eDiscovery, registrazione dettagliata e criteri di conservazione totlamente configurabili. Inoltre, la casella di posta di emergenza di ContentCatcher permette di svolgere operazioni di backup senza interruzioni in caso di guasto del server o del provider.
Questo software, inoltre, è in grado di filtrare milioni di attributi di posta elettronica per identificare le caratteristiche di spam e phishing in tempo reale. Questa analisi viene applicata anche per ciò che riguarda la difesa da URL dannosi e file allegati potenzialmente infetti, mentre la protezione degli account dei social media monitora anche i principali canali per attività sospette associate a possibili minacce.
MailStore Server, ideale per archiviare le mail
Quando si parla di archivio delle mail, bisogna considerare questi software come un’estensione senza soluzione di continuità del sistema di posta elettronica utilizzato dall’azienda o dall’organizzazione. L’amministratore ha il compito di definire le politiche di archiviazione delle mail: in particolare, deve scegliere quali mail archiviare, quando avviene l’archiviazione, se le mail devono essere eliminate dal server di posta elettronica una volta che ne esista una copia nell’archivio e quali sono le condizioni che ne permettono la cancellazione.
MailStore Server è l’ideale per gestire al meglio ed in modo efficiente grandi volumi di dati, ed è adatto a fornire a tutti gli utenti di un’azienda il rapido e immediato accesso ai messaggi di posta elettronica archiviati. Questo software è compatibile con la maggior parte dei sistemi di posta elettronica e metodi di archiviazione, oltre ad essere facilissimo da installare e a richiedere una bassissima necessità di manutenzione.
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