Oggi è impossibile pensare di rinunciare alle comodità dello smartworking: lavorare da casa è ormai diventata una pratica non solo comune, ma anche supportata da numerose aziende ed organizzazioni a causa dei numerosi benefici che questa scelta comporta, tra cui l’abbattimento dei costi e la diminuzione delle emissioni inquinanti date dagli spostamenti.

Smartworking: di cosa hai bisogno?

Il lavoro da remoto è diventato dunque un must di questo millennio; tuttavia, per poter avere tutti i comfort e le tranquillità è necessario utilizzare con consapevolezza alcuni strumenti indispensabili. In questo articolo andremo ad elencare tutti i programmi utili e gli strumenti fondamentali per poter vivere un’esperienza lavorativa ottimale anche a casa propria.

L’importanza degli spazi di archiviazione

Un elemento fondamentale da avere per poter lavorare in completa serenità anche da casa propria è sicuramente uno spazio di archiviazione valido e sufficientemente capiente. Infatti, quest’ultimo è necessario per gestire al meglio i documenti in smartworking. Servizi come Google Drive, Dropbox e OneDrive sono sicuramente tra i più famosi che permettono di salvare, condividere e accedere ai file da qualsiasi dispositivo.

Grazie alla funzione di backup automatico, inoltre, riducono il rischio di perdita dei dati, e la possibilità di lavorare su documenti condivisi in tempo reale con i propri colleghi, facilitando la collaborazione. Con la sincronizzazione automatica tra i dispositivi è anche assicurato l’aggiornamento in tempo reale di tutte le modifiche fatte, indipendentemente dal luogo in cui si lavora.

 

Strumenti di comunicazione validi

Comunicare con i propri colleghi è essenziale quando si lavora da remoto. Per questo motivo, è utile adottare strumenti di comunicazione come ad esempio Slack, Microsoft Teams oppure Zoom, che facilitano la trasmissione di informazioni tra gli utenti grazie alla possibilità di effettuare chiamate, videochiamate e chat in tempo reale.

In particolare, Slack offre l’opportunità di creare dei canali tematici in base alle diverse sezioni o progetti su cui si sta lavorando, facilitando così la collaborazione. Grazie all’uso integrato di altre applicazioni, come ad esempio Google Drive oppure Trello, è possibile centralizzare tutte le comunicazioni e i file in un’unica piattaforma.

Utilizzare una VPN per una connessione sicura

Una VPN (o Rete Privata Virtuale) consiste in uno strumento che cripta il traffico di Internet e nasconde l’indirizzo IP (Protocollo Internet) per garantire una connessione privata e sicura alla rete Internet. In altre parole, questo strumento molto apprezzato protegge la connessione camuffando l’indirizzo IP e impedendo ad eventuali terze parti di spiare o raccogliere dati relativi alle tue attività o a quelle della tua azienda, poiché tutte le informazioni rimangono nascoste attraverso un codice.

Tutto questo avviene grazie alla crittografia, il pilastro essenziale su cui si basa la tecnologia VPN: infatti, attraverso gli algoritmi di crittografia, la tua privacy rimane protetta ed al sicuro. Le aziende e le organizzazioni decidono di affidarsi a questo tipo di strumento per connettere i propri dipendenti lontani e metterli nelle condizioni di lavorare come se utilizzassero la rete locale di un ufficio, creando quindi le condizioni per una navigazione in totale sicurezza.

La consapevolezza della cyber security

Le VPN sono sicuramente uno strumento fondamentale per garantire la sicurezza informatica della propria azienda o organizzazione, ma per un buon livello di cyber security è molto utile avere anche dei buoni software antivirus, come ad esempio Bitdefender o Norton, per proteggere i propri dispositivi da malware e altre insidiose minacce, soprattutto quando si lavora da remoto.

Ma non solo: anche la formazione continua e la consapevolezza dell’importanza di questo tema da parte dei propri dipendenti è fondamentale. Investire in programmi di formazione sulla sicurezza informatica permette di prevenire molti incidenti ed aumentare la protezione complessiva dell’azienda, garantendo un ambiente di lavoro sicuro.

I centralini VOIP

Con VOIP (“Voice Over Internet Protocol”, cioè “Voce attraverso Internet”) si intende la possibilità di utilizzare la rete Internet per trasmettere la voce, intesa come chiamate vocali. I vantaggi di questa tecnologia sempre più utilizzata sono molteplici, in particolare quello economico, poiché i costi di gestione e di utilizzo sono inferiori rispetto a quelli della classica telefonia.

Questo strumento risulta molto utile a livello aziendale poiché i dipendenti sono facilmente raggiungibili ovunque essi si trovino, mettendo in contatto in modo semplice ed efficace tutti i membri del team che possono ricevere o fare chiamate aziendali direttamente dal loro smartphone oppure da pc o tablet. In questo modo, è possibile comunicare meglio anche da remoto e viene favorita la comunicazione tra i dipendenti. Inoltre, è possibile anche organizzare videoconferenze con i propri clienti invitando un alto numero di partecipanti.

Sistemi per gestire le attività

Per mantenere il controllo delle attività quotidiane, è molto utile affidarsi a strumenti come Trello, Asana oppure Microsoft To Do, che aiutano ad organizzare la giornata lavorativa “in smart” impostando le scadenze e collaborando con i vari team. In particolare, Trello usa schede visive che permettono di monitorare i progressi delle attività in modo intuitivo: queste schede possono essere spostate da una colonna all’altra per rappresentare a livello grafico le diverse fasi di un progetto, segnandovi le scadenze, i commenti e le checklist.

Con Asana si può ottenere una struttura più dettagliata per la gestione dei progetti, creando task e assegnando ruoli specifici ai diversi membri del team, tenendo sempre sott’occhio le scadenze in modo efficace. Microsoft To Do, invece, permette una gestione delle attività più semplice, creando liste di cose da fare e sincronizzandole con Outlook, per una gestione integrata delle email e delle attività.

Rivolgiti a noi per le soluzioni migliori!

Lavorare da casa può sembrare una passeggiata, tuttavia per poterlo fare in completa serenità è necessario seguire alcune piccole norme ed essere consapevole dei rischi in cui è possibile imbattersi. L’utilizzo di una strumentazione valida è fondamentale e sono necessari un computer efficiente e tutti i programmi adatti a favorire il corretto monitoraggio delle ore di lavoro.

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