SharePoint è una piattaforma di collaborazione e condivisione di contenuti molto diffusa in ambito aziendale. Offre numerose funzionalità per la gestione di documenti, la comunicazione tra team e la personalizzazione delle attività lavorative quotidiane. Quali sono i metodi per utilizzare al meglio SharePoint al fine di massimizzare la produttività e migliorare l’efficienza aziendale? Ecco alcuni suggerimenti e valide soluzioni.
Il software Microsoft e le sue funzionalità
Quello di cui parliamo oggi è un software di Microsoft che permette di creare e gestire siti intranet per le grandi e piccole aziende. Tra le sue principali funzionalità non mancano gli strumenti per:
- gestire documenti di vario genere,
- collaborare tra team,
- creare efficienti workflow,
- organizzare in modo funzionale tutti i dati e i documenti aziendali,
- facilitare la condivisione di informazioni.
SharePoint può essere integrato e usato in sinergia con altre applicazioni Microsoft, come ad esempio Outlook e Teams. In questo modo promuove una maggiore efficienza e produttività nonché un ulteriore ottimizzazione delle attività quotidiane.
Organizzare al meglio i documenti con SharePoint
Il primo modo per usare ottimamente questo software Microsoft riguarda proprio l’organizzazione dei documenti. Innanzitutto, è importante definire una struttura di archiviazione chiara e coerente, utilizzando librerie di documenti e cartelle per suddividere i file in base al tipo, al progetto o alla funzione. Inoltre, è possibile creare metadati personalizzati per ogni documento, in modo da rendere più facile la ricerca e la selezione dei documenti.
Infine, si può utilizzare il workflow di SharePoint per automatizzare la gestione dei documenti, ad esempio creando un processo di approvazione per i documenti critici o inviando notifiche automatiche in caso di modifiche agli stessi.
Migliorare la collaborazione tra team
Il secondo metodo per sfruttare appieno SharePoint consiste nell’utilizzarlo per tutte le attività che riguardano la collaborazione tra le persone, al fine di ridurre i tempi morti e migliorare nettamente la produttività. Ad esempio, grazie alle funzionalità di questo software, più persone possono lavorare contemporaneamente su un unico documento, evitando di dover aspettare il proprio turno. Inoltre, è possibile utilizzare i siti intranet di SharePoint per creare una piattaforma di comunicazione interna, dove i membri del team possono condividere informazioni, discutere progetti e accedere a documenti condivisi.
SharePoint e la personalizzazione che consente di soddisfare le esigenze dell’azienda
SharePoint offre numerose opzioni di personalizzazione che permettono di soddisfare le più svariate e specifiche esigenze di ogni azienda. Pertanto, l’ultimo metodo che ti suggeriamo di adottare, per sfruttare appieno questa risorsa Microsoft, consiste proprio nel personalizzare i siti intranet. La personalizzazione ti consentirà di allestire un ambiente di lavoro virtuale più accattivante e funzionale. Potrai creare liste personalizzate, con campi personalizzati e flussi di lavoro diversificati e utili per gestire in modo più efficiente le attività e i progetti aziendali.
Se vuoi un aiuto per integrare e usare SharePoint nei tuoi processi aziendali, affidati ad Evoluzione Informatica. Siamo a tua disposizione per aiutarti ad implementare, a sfruttare e ad usare al meglio questa piattaforma estremamente versatile e utile per la gestione dei dati e per la collaborazione all’interno della tua azienda.
